Онбординг новых сотрудников: от качественного подбора до эффективной адаптации

Подбор сотрудников и их адаптация на новом рабочем месте («онбординг») — комплексная задача, в решении которой важно учесть ряд параметров. В этой статье мы предлагаем материал, который поможет вам расширить своё представление об этом процессе.

Термин «онбординг» вошёл в отечественную практику работы с кадрами не так давно. По данным портала hh.ru этот термин, как официальное название процесса адаптации новых сотрудников на рабочем месте, в 2025 году используется более чем в 55% российских компаний. При этом треть из этих компаний внедрили и это понятие, и собственно формализованный процесс, им обозначаемый, всего 2-3 года назад.

Документально оформленные и систематизированные программы онбординга нового персонала наиболее распространены в крупных корпорациях. На предприятиях среднего бизнеса эти программы носят менее системный характер, в малом бизнеса — фрагментарный. Однако общая тенденция свидетельствует, что данная практика, несомненно, будет развиваться и охватывать всё большее число предприятий и организаций.

Нельзя сказать, что ранее на отечественных предприятиях никто не занимался адаптацией новых сотрудников. Безусловно, такая работы велась, однако она носила менее систематизированный характер и заключалась, в основном, в формальном ознакомлении сотрудника с дисциплинарными правилами и «прикреплении» к наставнику — более опытному сотруднику, который принимал на себя негласную или даже официальную ответственность за то, чтобы новичок научился соответствовать стандартам качества работы.

Как и ранее, срок адаптации сотрудников линейного персонала совпадает, в большинстве случаев, с испытательным сроком, составляющим 90 рабочих дней. На более ответственных должностях он может быть увеличен до 6 календарных месяцев. Однако «онбординг» вовсе не просто модное слово — за этим термином стоит комплексный HR-процесс адаптации новых сотрудников в компании, включающий постепенное освоение должностных обязанностей, включение в корпоративную культуру и рабочие процессы организации. В этом процессе принято выделять три взаимосвязанных компонента или «зон ответственности».

Зоны ответственности в процессе онбординга

В идеальной компании онбординг нового сотрудника ведут три специалиста — эйчар, непосредственный руководитель и коллега-наставник.

1. HR-специалист отвечает за ознакомление нового работника с необходимыми документами, организационными вопросами, обеспечивает знакомство с корпоративной культурой;
2. Непосредственный руководитель объясняет должностные обязанности, ставит постепенно усложняющиеся задачи и оценивает прогресс нового сотрудника;
3. Наставник помогает освоиться в рабочем процессе и взаимоотношениях с другими его участниками, а также в реалиях корпоративной культуры и быта.

Отличие процесса онбординга от обычного испытательного срока в том, что он подразумевает не просто итоговое вынесение вердикта «прошёл / не прошёл», а набор определённых параметров, по которым проводится оценка эффективности процесса онбординга. В каждой компании этот набор может немного отличаться или иметь иные формулировки, но в целом он сводится к следующим показателям:

• Скорость выхода сотрудника на полную продуктивность
• Качество выполнения поставленных задач
• Интеграция в корпоративную культуру
• Уровень удовлетворенности сотрудника процессом адаптации
• Показатель сохранения кадров в процессе онбординга

Как нетрудно заметить, в этом списке учитывается как оценка самого нового сотрудника, что даёт возможность судить также о качестве подбора персонала. Так и обратная связь от новичка, позволяющая оценивать и корректировать собственно программу онбординга.

Ответственность HR

Работа эйчара в процессе онбординга вовсе не ограничивается выполнением той трети работы, что обозначена выше. По сути, весь процесс онбординга является «расширенной зоной ответственности» HR-департамента, от его организации до контроля и оценки эффективности.

Само собой, проводить такую работу и выносить оценку удобнее, когда есть с чем сравнить. Чёткие метрики позволяют проводить такие сравнения «внутри» процесса (применительно к разным сотрудникам), но также полезным бывает «внешнее» сравнение. Поэтому предлагаем вам следующий текст — это краткое описание практики онбординга, типичного для крупных компаний Гонконга. Возможно, вам будет не только любопытно, но и полезно ознакомиться с ним.

Гонконгский онбординг-конструктор

Особое внимание уделяется первому дню работы нового сотрудника.

Всё начинается с «приветственного письма» поe-mail.

В нём выражается радость по поводу прихода нового сотрудника, а также даётся напоминание о распорядке дня, иерархии рабочих отношений и формальностях, связанных с получением выплат. Приветственный e-mail – отличная возможность помочь новому сотруднику почувствовать себя частью нового коллектива.

Готовое рабочее место.

Очень важно, чтобы в день прихода новыого сотрудника в офис его место было чистым, там не было бы следов «кого-то другого», был настроен компьютер и всё необходимое программное обеспечение, а также доступ к важным ресурсам в корпоративной сети. Убедитесь, что ваша техподдержка готова помочь с любыми настройками, доступом к электронной почте, внутренним сервисам и тп.

Ознакомительная встреча.

В самом начале рабочего дня должна быть запланирована встреча со специалистом. Который ознакомит нового сотрудника с внутренней политикой компании, процессом адаптации и его новой ролью. Провести встречу может как непосредственный руководитель, так и представитель HR-службы. В Гонконге часто используется формальный, но дружелюбный тон проведения таких встреч.

Брошюра о компании.

Она включает в себя историю и миссию компании, а также описание корпоративной культуры, традиций и принятых правил поведения — своего рода «Руководство для сотрудников».

Необходимые документы.

Убедитесь, что ваш новый сотрудник получит все необходимые документы в свой первый рабочий день. Это включает в себя трудовой договор, копию должностной инструкции и подробную информацию о пакете вознаграждения.

Ланч с коллегой.

В Гонконге принято, что кто-то из коллег приглашает новичка на ланч в один из расположенных поблизости ресторанов местной кухни. Чай и традиционные угощения создают неформальную и комфортную обстановку для знакомства.

Знакомство с командой.

Собрание с представлением нового сотрудника всем членам коллектива обычно проводят в офисе, по возможности в непринуждённой обстановке. Либо опять же в ресторане местной кухни, где любят собираться сотрудники данной компании.

План работы на первую неделю.

Ближе к концу рабочего дня принято обсуждать план работы на предстоящую неделю. Это помогает настроить нового сотрудника и составить у него понимание, к чему надо быть готовым в ближайшее время и как согласовать свою деятельность с общей работой.

Экстренные контакты.

Обязательное завершение первого дня — предоставление новому сотруднику данных о том, куда и к кому можно обратиться в срочном порядке или при непредвиденных обстоятельствах.

Первый день работы имеет решающее значение для нового сотрудника. Сочетание формальной ориентации и непринужденного общения с элементами корпоративной культуры должно оставить приятное впечатление и создать позитивный настрой.

В последующие 90 дней:

• Сотрудника вводят в график мероприятий. Который может включать в себя такие задачи, как прохождение модулей обучения, участие в командных мероприятиях и тп.
• В некоторых компаниях Гонконга нового сотрудника могут попросить объявить о приеме на работу в социальной сети компании. Это также считается укреплением чувства команды.
• Проводят собеседование по содержанию брошюры о компании. На этом собеседовании эйчар должен выяснить, насколько внимательно новый сотрудник прочитал брошюру, есть ли какие-то вопросы по этому поводу.
• Проводятся регулярные чек-ины — короткие интервью старшего менеджера или эйчара с новым сотрудником. В идеале они сначала должны проводиться еженедельно, затем реже. Эти встречи предоставляют сотруднику возможность высказать свои сомнения задать вопросы, обсудить свой прогресс. Суть в том, чтобы обеспечить постоянную двустороннюю обратную связь, которая необходима для успешной адаптации сотрудника. В Гонконге обратная связь, как правило, предоставляется в конфиденциальной и уважительной манере, с приоритетом внимания к «сохранению лица» и общей гармонии. Она должна быть конструктивной и направленной на профессиональное развитие.
• Устанавливаются хорошо измеримые цели. Это не только задаёт направление, но и помогает отслеживать свой прогресс и продуктивность. Учитывая культуру высокоэффективного труда в Гонконге, сотрудники привыкли к конкретным и измеримым целям. Когда сотрудник осознаёт, что эти цели согласуются с общими задачами компании, развивается чувство сопричастности и целеустремленности.
• Новый сотрудник вовлекается в мероприятия по поддержанию командного духа. Хотя это звучит довольно напыщенно, на практике это могут быть как запланированные групповые занятия, так и просто совместные обеды. В Гонконге очень распространены так называемые Happy Hour. Когда раз в неделю сотрудники вместе с своими непосредственными руководителями после работы заходят на часок-другой в бар. Это рассматривается как командное мероприятие.
• Продолжается обучение. Важно, чтобы сотрудник проходил все необходимые тренинги для выполнения своей работы. Это может быть обучение продуктам, использованию программного обеспечения или даже правилам поведения на рабочем месте. Важность непрерывного обучения глубоко укоренилась в трудовой культуре Гонконга, что делает его одним из важнейших компонентов онбординга.

Процесс онбординга: вывод

Таковы основные составляющие процесса онбординга новых сотрудников в культуре высокой эффективности труда. В которой на протяжении уже столетия соединены западный деловой этикет и традиционные ценности китайского общества.

Для отечественных компаний всё это вряд ли является большой новостью. Однако в России, как показывают данные hh.ru, онбординг реализуется чаще всего через наставничество (69% компаний используют систему менторства). А также обучающие материалы, корпоративные ресурсы, занятия с HR-специалистами и Welcome-программы.

Вне всяких сомнений, эффективный онбординг во многом связан с качественным подбором персонала — что является многолетней традицией и профессиональной чертой Кадрового агентства Екатерины Маниной.