Анализ должности на службе HR

В этой статье мы дадим общее представление о том, что такое анализ должности и как он производится.

Анализ должности или, если выражаться более сухим профессиональным языком, анализ должностных обязанностей — вовсе не то же самое, что пересказ должностной инструкции, написанной самим сотрудником по требованию начальника. Должен ли и может ли сотрудник сам написать для себя должностную инструкцию? Ответ — да, может. А слово «должен» тут означает: если это приказ начальника, то его надо исполнить.

Если строго следовать правилам, то должностные инструкции (ДИ) для каждой штатной позиции должны составлять HR и начальники подразделений, консультируясь с юристами, так как, всё-таки, официальный документ. Кто, как не начальник подразделения, должен лучше всех знать, что требуется от сотрудника для выполнения своей работы на данной штатной позиции?

Однако в некоторых случаях начальник может не знать этого или знать, но всё равно требовать от подчинённого написания должностной инструкции «для самого себя». Например, начальник может действительно не знать, что должна содержать такая инструкция, в случае «тестирования новой роли».

Почему руководство поручает сотруднику писать должностную инструкцию

Когда в организации внедряется новый проект или вводится какая-то инновационная должность, то ни у начальника, ни у эйчаров нет для неё никакого готового шаблона. Сотрудник, впервые в истории человечества, или хотя бы данной компании, занимающий такую позицию, фактически «прокладывает путь» — его описание своей работы и требований к её исполнителю становится базовым шаблоном для будущих работников.

Но это не единственный случай, когда начальник может запросить написание ДИ от сотрудника. Такое требование вполне может исходить от начальника в случае:

• Когда руководитель хочет получить «снизу» актуальную картину, а не шаблон из HR‑базы. Начальник рассчитывает, что, подготавливая себе ДИ, сотрудники отразят в них своё понимание актуальных нюансов работы, реальные задачи, частые проблемы, точки взаимодействия с коллегами.
• Когда руководителю требуется актуализация ДИ под изменения. Если штатные роли эволюционировали (появились новые задачи, технологии, процессы), сотрудник может оперативно зафиксировать актуальное состояние, а руководитель — верифицировать их.
• Когда руководитель старается активнее вовлечь сотрудников в рабочий процесс и повысить их ответственность. Если сотрудник сам формулирует свои обязанности, он лучше осознаёт зону своей ответственности, охотнее соблюдает требования, легче принимает изменения (ведь он участвовал в их проектировании).
• Когда руководитель хочет проверить уровень осознанности своих сотрудников. Требования написать собственную ДИ является заданием, которое учит структурировать работу, выделять приоритетные задачи, формулировать требования. То, как сотрудник описывает свои функции, позволяет руководителю оценить, понимает ли человек свою роль в коллективе, видит ли взаимосвязи с коллегами и другими подразделениями, умеет ли выделять ключевое от второстепенного.
• Когда начальник просто хочет сэкономить своё время. Подготовка ДИ — трудоёмкая задача. Руководитель делегирует первичное описание функций тому, кто непосредственно их исполняет, чтобы затем доработать и утвердить. Поскольку, чисто формально, должностная инструкция, написанная самим работником, может рассматриваться только как черновик документа, но не окончательный документ.

Анализ должности как HR-процесс

Если должностная инструкция — это как бы «взгляд изнутри», то анализ должности — пристальный взгляд снаружи. Это систематизированный процесс сбора, документирования и анализа информации о конкретной должности. Он включает изучение условий работы, выполняемых задач, обязанностей, необходимых профессиональных знаний, навыков и других аспектов деятельности, то есть всего, что позволяет создать максимально чёткое и объёмное представление о конкретной штатной позиции в данной организации.

В результате такого анализа у вас появляется два базовых списка — описание должности и требования к должности. Первый включает название должности, краткое описание целей и задач выполняемой работы, перечень обязанностей, условия труда, используемые инструменты и оборудование. Во втором списке должны быть указаны необходимые образование, профессиональный опыт, навыки, личные качества и другие характеристики, обеспечивающие успешное выполнение работы.

Например, в собранном виде эти списки могут быть представлены так:

Должность: Младший маркетолог

Подчинён менеджеру по маркетингу

Вид занятости: Удаленная работа

Краткое описание должности: Младший маркетолог оказывает поддержку команде маркетологов, реализуя стратегии цифрового и традиционного маркетинга. Должность сосредоточена на создании контента, управлении социальными сетями, поддержке кампаний и отслеживании данных для повышения узнаваемости бренда и привлечения клиентов.

Основные обязанности

1. Создание контента:

Еженедельно делает две публикации в … и … для продвижения контента компании (статьи в блоге, мероприятия и обновления продуктов). Сотрудничает с дизайнерами для создания графических иллюстраций для постов в социальных сетях и информационных сообщений.

2. Управление социальными сетями:

Ежедневно отслеживает комментарии, сообщения и упоминания в социальных сетях, пишет ответы на них. Отслеживает показатели социальных сетей, включая охват, вовлеченность и количество кликов, предоставляет еженедельные отчеты.

3. Поддержка рекламных кампаний:

Оказывает помощь в разработке маркетинговых материалов для рекламных кампаний, готовя черновики и координируя работу с дизайнерами. Участвует в поддержке рекламных или специальных PR-мероприятий, включая подготовку пресс-релизов и координацию логистики.

4. Маркетинговые исследования:

Ежемесячно проводит анализ конкурентов и тенденций, чтобы выявить возможности для новых маркетинговых кампаний. Собирает отзывы клиентов по результатам опросов и интервью для разработки маркетинговых стратегий.

5. Административные задачи:

Организует и поддерживает цифровую библиотеку маркетинговых ресурсов (логотипов, изображений, шаблонов). Обновляет и поддерживает рабочий календарь, обеспечивая согласованность между коллегами.

Навыки и квалификация:

• Владеет навыками пользования специальными приложениями для работы со статистикой и графическими изображениями.
• Умеет анализировать маркетинговые показатели и составлять отчеты по ним.
• Обладает базовыми знаниями в области SEO и платформ цифровой рекламы.
• Условия работы — полностью удалённая работа
• Работа проходит в быстро меняющейся среде с множеством текущих проектов и сроками выполнения.
• Требуется активная коммуникация с командами коллег, включая отдел дизайна, продаж и поддержки клиентов.
• Критерии оценки эффективности:
• Достигает целевых показателей по еженедельным публикациям в социальных сетях с высоким уровнем вовлеченности.
• Соблюдает сроки поддержки кампаний и создания контента.
• Обеспечивает точный и содержательный анализ данных в отчетах.
• Выстраивает эффективные рабочие отношения с коллегами и внешними партнерами.

Методы сбора данных для анализа должности

Как нетрудно заметить в этом примере, функционал должности представлен глаголами в третьем лице. То есть, это объективные, наблюдаемые данные.

Соответственно, чтобы провести такой анализ, требуется определиться, с какой целью он делается, например, для обновления должностных инструкций, улучшение найма или реструктуризации. Затем выбрать должности для анализа и сформировать команду (HR-специалисты, руководители, иногда внешние консультанты).

Для сбора данных традиционно используются следующие методы:

• Интервью с сотрудниками, занимающими анализируемую должность, и их руководителями.
• Анкетирование для стандартизации ответов.
• Наблюдение за выполнением рабочих задач.
• Анализ рабочих дневников или журналов, где сотрудники фиксируют свои ежедневные действия.
• Анализ критических инцидентов, при котором рассматриваются ситуации, влияющие на результат работы.

Как правило, методология сбора и анализа данных строится на двух парадигмах — создать наиболее объемное представление должности (как в Position Analysis Questionnaire (PAQ) или же составить своего рода карту минимально необходимых личностных черт и способностей, без которых сотрудник не сможет эффективно выполнять данную работу (Threshold Traits Analysis (TTA).

Первое направление позволяет систематизировать информацию о работе по ключевым параметрам. Это даёт возможность создавать точные должностные инструкции, определять требования к кандидатам, проводить сравнительную оценку должностей, устанавливать размеры оплаты труда, а также планировать обучение и развитие персонала.

Ключевая идея второго подхода состоит в том, что для каждой должности существует набор критических личностных и когнитивных характеристик, ниже уровня которых эффективность резко падает. Он направлен на то, чтобы определить, какие черты обязательно должны быть у кандидата. А также отсеять неподходящих соискателей на ранних этапах отбора и строить профили компетенций с акцентом на «необходимый минимум».

Практическая ценность анализа должности

В этой статье мы постарались дать общее представление о том, что такое анализ должности и как он производится. Осталось добавить, что он служит отличным основанием для организации эффективного процесса подбора персонала.

Особенную ценность анализ должности приобретает при точечном подборе специалистов (например, узких технических экспертов, руководителей направлений или редких профессионалов). В таких случаях стандартные профили компетенций часто не работают: требуется глубокое понимание специфики роли, контекста компании и стратегических задач.

На основе аналитических данных гораздо удобнее формировать объективные требования к кандидатам, что исключает субъективность при отборе и снижает риск найма сотрудника, не соответствующего реальным потребностям должности. Кроме того, анализ даёт возможность грамотно составить описание вакансию, сфокусировавшись на действительно значимых аспектах, а не формальных «шаблонных» требованиях.