7 способов повысить эффективность работы сотрудников

В чём разница между понятиями «производительность» и «эффективность»? И при чём здесь печально известные «кнут и пряник»?

Говоря об эффективности работы сотрудников, не следует путать это с понятием «производительность труда», которое всё ещё часто используется, однако всё более устаревает. Дело в том, что впервые об измерении производительности труда стали задумываться владельцы крупных промышленных предприятий в конце XIX века в Британии и Америке, а затем, по мере распространения индустриализации, в Германии, Италии и СССР.

Изначально производительность труда — показатель, который отражает количество продукции или услуг, производимых работниками за единицу времени. Понятие возникло в связи с необходимостью вынесения адекватной оценки для поощрения работников и повышения общей доходности предприятия.

Задача повышения доходности привела к тому, что оценка производительности труда стала важным инструментом в анализе и усовершенствовании производственных процессов. С развитием технологий и увеличением масштабов производства стало очевидно, что для повышения доходности, то есть собственно экономической эффективности предприятия, количественного наращивания рабочей силы недостаточно, нужны ещё качественные изменения условий труда.

Одним из первых, кто подошёл к вопросу производительности труда с новой научной методологией, был американский инженер и промышленник Фредерик Уинслоу Тейлор. В начале XX века он разработал свою теорию, которую назвал «научное управление». Она основана на трёх базовых принципах.

Повышение производительности труда работников предприятия возможно за счёт:

• рационализации операций
• стандартизации процессов
• удобство рабочего места

Весьма быстро эта теория нашла широкое признание и воплощение в организации конвейерного производства — от автомобильных предприятий до закусочных быстрого питания. Помимо этого, довольно быстро третий пункт системы Тейлора расширился до понятия «улучшение условий труда». Это, в свою очередь, стало основой для развития более современной нам теории и практики повышения эффективности производственной деятельности.

Изначально сугубо количественный показатель дал толчок развитию методологии, которая стала включать в себя не только количественные, но и качественные аспекты. Сегодня производительность труда рассматривается как составной элемент общего представления об эффективности трудовой деятельности, учитывающего различные факторы. В наше время это подразумевает как методы оптимизации процессов, так и рациональное использование материальных и человеческих ресурсов, вплоть до внедрения передовых технологий и развития здорового психологического климата.

Всё это положительно сказывается на качестве продукции или услуг, а также уровне удовлетворённости клиентов — что играет особую роль в современном маркетинге и, в частности, в конкурентной борьбе работодателей за трудовые ресурсы.

Современное понимание: эффективность сервиса

Поскольку «ведущей осью» современного бизнеса является клиент-ориентированность, экономические эксперты нередко называют его «бизнесом сервиса». Это означает, что:

• во-первых, доля сферы услуг в экономике развитых стран стала играть ведущую роль. В развитых странах доля сферы услуг в ВВП достигает 65–75%, а в занятости — свыше 70% (в США 77,4%). Даже в России, существенно отстающей в сложившейся экономической ситуации от развитых стран, доля сферы услуг в ВВП, по данным за 2023 год, составляет 52,9%;
• во-вторых, практически любой современный бизнес ориентирован на клиента, будь то B2C или B2B, то есть важнейшую роль в конкурентной борьбе за клиента играет качество предоставляемого сервиса, причём это касается как сферы услуг, так и производственных предприятий.

Поскольку качество сервиса имеет наиболее важное значение для компаний, оказывающих профессиональные услуги, далее сосредоточимся именно на этом направлении.

Можно выделить три фактора, говорящих о важности повышения эффективности трудовой деятельности сотрудников предприятия:

1. Достижение конкурентного преимущества — на насыщенном предложением рынке эффективная работа команды специалистов может выделить компанию и обеспечить её превосходство перед конкурентами.
2. Обеспечение удовлетворённости клиентов — напрямую связано с эффективностью работы специалистов компании, так как быстрое и качественное обслуживание улучшает репутацию компании и повышает лояльность клиентов.
3. Повышение КПД рабочего времени — это связано с такими типичными в работе многих эйчаров показателями, как стоимость рабочего дня или даже часа (особенно в режиме почасовой оплаты труда); повышение эффективности труда повышает и его производительность, то есть позволяет компании и сотрудникам зарабатывать больше — в частности, выполнять больше задач без дополнительных затрат или расширения штата.

Три кнута и четыре пряника

Хотя прямолинейное название системы управления персоналом как системы «кнута и пряника» недопустимо в профессиональной речи HR-специалиста, всё же мы имеем нечто такое в виду, когда говорим о стимулах трудовой деятельности.

Анализируя множество статей по этой теме, можно сказать, что все стимулы делятся на две категории — подталкивающие и поддерживающие.Следующая схема предлагает три подталкивающих стимула и четыре поддерживающих.

Подталкивающие стимулы, способствующие повышению эффективности труда:

Использование тайм-трекинга (time-tracking — отслеживание времени, затраченного на выполнение определённых процедур или этапов работы). Это можно делать как буквально по часам или с секундомером, так и пользуясь специальными приложениями или программными решениями.

В грамотно поставленном тайм-трекинге важно, чтобы сами сотрудники отслеживали нормативы сроков в своей работе. Это улучшает их понимание рационального использования своего времени, а также подталкивает сосредотачиваться на работе — помня о тик-так-тик-так, они меньше отвлекаются.

Также тайм-трекинг может включать регулярные отчёты сотрудника о текущей деятельности — в сжатой, формализованной, не нарушающей рабочего ритма форме.

Использование таймлайн-графика (timeline – временная шкала), то есть наглядное планирование затрат рабочего времени, реалистичная оценка количества часов, дней и недель, необходимых для выполнения конкретной задачи, и отслеживание выполнения этого плана.Чем глубже вы понимаете рабочий проект, тем точнее будут ваши оценки времени.

Чёткий и наглядный таймлайн-график подталкивает сотрудников следить за своей продуктивностью, поскольку дает каждому четкий план действий, способствует тому, чтобы сотрудник выполнил работу вовремя, а также уменьшает вероятность «аврала» и спешки в последнюю минуту — если таймлайн соблюдается.

Обучение сотрудников тайм-менеджменту (time management – управление рабочим временем), что означает введение в рабочую практику соответствующих методов, а также упражнений для освоения этих методов.

Например, таким упражнением, которое может переходить в рабочий метод, является «техника помидора» (The Pomodoro technique), разработанная в конце 80-х предпринимателем и бизнес-консультантом Франческо Чирилло. Название техники происходит от популярного тогда настольного таймера в виде помидора.

Суть техники в том, чтобы разбить рабочее время на интервалы по 20-25 минут, и в течение этого интервала времени максимально сосредоточиться на выполнении задачи. По истечении интервала делается короткий перерыв на 5 минут, чтобы встряхнуться, затем такой же второй интервал — а после четырёх «помидоров» делается длинный, до получаса, перерыв для небольшого отдыха.

Эффективность работы сотрудников: выбор техники

Для внедрения в трудовой процесс подойдёт любая техника тайм-менеджмента, пригодная для вашей компании, которую можно ввести в качестве необходимого сотрудникам тренажера. Важно, конечно, чтобы это не было безусловно принудительным, однако следует понимать, что это подталкивающий стимул, поэтому в обучении сотрудников тайм-менеджменту трудно обойтись без определённой директивности.

Однако грамотно внедрённое, это обучение позволит сотрудникам ощутить реальную пользу: освоение этого навыка помогает сосредотачиваться на нужных делах в нужное время, расставлять приоритеты в работе и не тратить время впустую, а также снижает стресс, поскольку вводит чёткое распределение времени работы и отдыха.

К поддерживающим стимулам относятся следующие:

1. Оптимизация распределения ресурсов
2. Обеспечение нормальной рабочей нагрузки и времени отдыха
3. Предоставление большей автономии
4. Уменьшение микроменеджмента

Подробному рассмотрению этих стимулов мы посвятим отдельную статью.

Итак, грамотное внедрение методов повышения эффективности труда даёт, как минимум, три результата, значимые для HR-специалистов. Это повышает качество управления персоналом и улучшает распределение человеческих ресурсов. Это, в свою очередь, позволяет снизить физическую и эмоциональную нагрузку на сотрудников, что повышает их рабочий настрой и улучшает психологический климат в команде. А это,опять же,повышает трудовую мотивациюи лояльность работодателю, то естьснижает текучесть кадров.

Надеемся, эта статья была вам полезна, хотя бы, в теоретическом плане, а в практических вопросах эффективного поиска и привлечения новых сотрудников вам всегда окажут профессиональную помощь наши специалисты по лидогенерации.